Zeit sparen mit Fragebögen?

Wie langweilig... Fragebögen.

Denken Sie dabei auch an ein Klemmbrett, einen Stift und einige Seiten Papier zum ankreuzen? Oder schlimmer mit Fragen und Freitext? Zeit sparen ist damit sicherlich nicht möglich. So habe ich bisher auch über Fragebögen gedacht. Vor allem in Arztpraxen, die man zum ersten Mal betritt, erhält man in der Regel eine Menge Papier zum ausfüllen. Was macht das mit mir? Ich finde es langweilig. Notwendig aber überflüssig. Geht das nicht schneller? Muss ich dreimal das Gleiche auf unterschiedlichen Formularen eintragen? Zeit sparen im Alltag einer Praxis sieht für mich anders aus…

Da ja Beratung von Praxen mein Berufsfeld ist, habe ich mir dazu etwas mehr Gedanken gemacht. Wie läuft z. B. eine Patientenaufnahme in einer Arztpraxis ab?

Der skizzierte Ablauf muss nicht überall gleich sein, dürfte aber einen großen Teil der aktuellen Neupatienten Aufnahme abdecken. Zeit sparen wäre sicherlich wünschenswert, allerdings sind die Praxen in der Regel zu überlastet um das Thema sauber anzugehen. 

Neupatienten - Aufnahme - Bisher wenig Zeit sparen

  • Neupatient ruft an und vereinbart einen Termin

  • MFA notiert den Termin im Praxiskalender

  • Patient kommt zum Termin

    MFA händigt die notwendigen Einwilligungen, Fragebögen etc. aus und der Patient nimmt im Wartezimmer Platz.

  • Nach einigen Minuten bringt der Patient die ausgefüllten Unterlagen wieder zurück

  • MFA prüft ob alles ausgefüllt ist

    evtl. muss noch etwas ergänzt/geändert werden

  • MFA gibt die Daten in das PVS ein

  • MFA scannt die Unterlagen

    und speichert sie im PVS bei dem neuen Patienten ab

  • Arzt holt den Patienten

    und hat außer viele Formulare keinerlei große Info über den Patienten

  • Arzt spricht mit Patient

    und legt evtl. Diagnostik fest und vereinbart einen neuen Termin

Fragebögen neu gedacht - Zeit sparen!

So, oder so ähnlich finden Sie diesen Prozess in nahezu allen Praxen in Deutschland wieder. Für mich als Berater ist das höchst ineffizient. Zeit sparen sieht sicherlich anders aus. 

Der größte Flaschenhals in den Praxen sind gute Mitarbeiter:innen. Und dann setzt man sie für einfache Schreibarbeiten ein? Da stimmt etwas nicht. Wenn man schon kein Personal findet, sollte man möglichst viel zeitfressende Arbeit der Elektronik überlassen – Sprich: Da muss etwas digitales her!

So machte ich mich für einen Kunden auf die Suche nach einer Lösung. Zeit sparen und Geld sparen wäre natürlich auch in Kombination toll. Und siehe da nach einiger Recherche fand ich Idana.

Idana

Die Lösung

Hier hat man ein ideales System für z. B. die digitale Patientenaufnahme. Es ist webbasiert, mit nahezu allen PVS kompatibel und Zeit sparen ist quasi einprogrammiert. 

Es sind aktuell über 200 unterschiedliche Fragebögen hinterlegt. Da ist für jeden genug dabei. Wer es noch individueller haben möchte, kein Problem, des gibt einen Editor mit dem man fast wunschlos alles zusammenbauen kann was man sich so vorstellt. Meine Erfahrung mit diversen anderen zusätzlichen Online Systemen hat allerdings gezeigt, dass gerade die Einführung einen deutlichen Mehraufwand mit sich bringt. Zeit sparen und die damit einhergehenden Einspareffekte sind also erst mit teilweise großem Zeitversatz zu spüren. Ist das bei Idana auch so?

Ich habe die Implementierung bei meinem kritischsten Kunden (- die Praxis meiner Frau 😉 begleitet. Und siehe da. Es hat reibungslos funktioniert. Die Einrichtung im PVS und am Server hat ein Techniker von Idana per Fernwartung durchgeführt. Alles so eingestellt, dass es sofort nutzbar war. Dauer ca. 30 Minuten. Die gleiche Zeit habe ich mit dem Onboarding-Prozess investiert und das war es dann auch. Wer möchte kann eine Online- oder Präsenzeinführung für seine Mitarbeiter:innen von Idana durchführen lassen. War bei uns nicht notwendig. Ich habe das System in der Mittagspause erklärt und gezeigt. Das wars – einfacher habe ich noch kein neues Programm eingeführt. 

Wie sieht denn der Prozess nun konkret aus? Nehmen wir unser Beispiel von oben, der Neupatient.

Neupatienten - Aufnahme - Zukünftig

  • Neupatient ruft an und vereinbart einen Termin

  • MFA notiert den Termin im Praxiskalender

  • MFA sendet eine Mail

    aus einer hinterlegten Vorlage mit einem link zu einem Fragebogenpaket an den Patienten 

  • Patient füllt in aller Ruhe die Fragen zuhause aus

    Enthalten ist z.B. auch ein umfassender Erstanamnese-Fragebogen, Datenschutz, Einwilligung Mail, bei Privatpatienten kann der Behandlungsvertrag mitgeschickt werden. Am Ende unterschreibt der Patient elektronisch. 

  • Die ausgefüllten Fragebögen tauchen im Idana-system auf

     und können per Mausklick in das PVS übertragen werden. Dort sind sie dann bereits richtig zugeordnet. Die Fragebögen kann der/die Arzt/Ärztin oder auch MFA vorab ansehen. 

  • Wichtige Infos sieht man sofort

    Durch ein schlaues Markierungssystem im Fragebogen, erscheinen die kritischen Antworten gesammelt oben.

  • effiziente Terminvorbereitung

    Aufgrund der Antworten im Fragebogen kann bereits notwendige Diagnostik vorbereitet und sofort im ersten Termin durchgeführt werden. Bei Unklarheiten kann man vorab nachfragen.

  • Erster Termin konkreten Ergebnissen

    Der Patient sitzt beim Arzt mit konkreten Daten, Befunden und u.U. begonnener Diagnostik. Der Termin ist effizient. Sowohl für die Praxis wie auch für den Patienten.

Ergebnis - Zeit sparen und Kosten senken

Wenn man nun rein die Schritte zählt, kommt man auf die gleiche Anzahl. Aber jeder, der die Abläufe einer Arztpraxis kennt, sieht sofort, da ist enorme Effizienz enthalten! Sie sparen Papier und Zeit. Erhöhen Ihr Image vor allem bei den jüngeren Patient:innen (alle unter 70).

Eine aktuelle durchgeführte Befragung bei den Kunden von Idana hat eine Zeitersparnis von ca. 8 Minuten pro Termin und gesparte Kosten von 20-120 Euro mtl. ergeben. Die Mehreinnahmen, die mit der gesparten Zeit erwirtschaftet wurden außen vor gelassen – Freizeit darf ja schliesslich auch sein…

Neben vielen Fragebögen bietet Idana auch umfassende Patientenbefragungen an, z. B. für Geriatrie Assessments, Barthel-Index, Uhrentest uvm.

Ich werde Idana auf jeden Fall bei meinen Kunden weiterempfehlen und auch gerne bei der Einführung behilflich sein. Denn ich bin auch Patient und will keine Zettel ausfüllen!

Möchten Sie den Einsatz in Ihrer Praxis testen und viel Zeit sparen? Nehmen Sie Kontakt auf – Sie erhalten über uns auch Sonderkonditionen bei Idana

Martin Werner-Böhm

Martin Werner-Böhm

Der Autor ist seit über 20 Jahren in der Beratung von Mediziner:innen tätig. Daneben ist er zertifizierter Sachverständiger für die Bewertung von Arzt- und Zahnarztpraxen und verfügt über ein breites Spektrum an Erfahrung und Wissen rund um Praxen und Mediziner:innen. Durch die eigene Hausarztpraxis seiner Frau ergeben sich immer aktuelle Einblicke in den Praxisalltag.

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